אירוע כמו בת מצווה, הוא ללא ספק אחד האירועים המרגשים ביותר שנערכים במשפחה, ואנחנו יכולים להיות בטוחים שההורים מתכוננים לקראתו היטב, על מנת להפיק בסופו של דבר אירוע בלתי נשכח, אירוע שכלת השמחה לא תשכח וכן גם האורחים, בני המשפחה והחברים.
על מנת להפיק אירוע מיוחד ובלתי נשכח, חשוב מאוד שההורים יעשו רשימת צ'קליסט, רשימה של דברים שעליהם לעשות לפני האירוע ואסור להם לשכוח. רשימה כזו תעזור להם לוודא שהם אכן הזמינו את כל מי ומה שצריך, דיברו עם כל מי שצריך ובגדול, עשו כל מה שנדרש בשביל לבצע את האירוע כפי שהם תכננו.
כפי שנוכל לראות מיד, מדובר ברשימה שמכילה את כל הפרטים הנדרשים לצורך ארגון בת מצווה. כמו כן אנחנו נוכל לראות, שאירוע שכזה, הוא לא רק המסיבה שנערכת בערב האירוע, אלא יש דברים מסוימים מעבר לכך, שהיום אי אפשר שלא לעשות אותם, אם רוצים לחגוג אירוע כמו שצריך.
לא לעשות את הדברים לבד
בשביל לארגן אירוע בת מצווה בצורה מושלמת על ההורים לדעת שהם לא יכולים לבצע את האירוע לבד.
מצד אחד, הם חייבים לשתף את הבת בכל החלטה ולארגן את האירוע ביחד איתה, תוך כדי שהם אלה שקובעים את גבולות התקציב האפשרי.
מצד שני, הם חייבים לעבוד בשיתוף פעולה עם ספקים שמתמחים בביצוע עבודות שונות.
למשל, אם הם מחפשים שירותי קייטרינג לאירוע, הם יכולים לפנות אל חברת קייטרינג מאמא שמתמחה בהכנת תפריט קייטריננג לאירועי בת מצווה. החברה מספקת מנות כשרות למהדרין, מנות טעימות ואיכותיות שיכולות להתאים לכל סוג של בת מצווה.
רשימת צ'קליסט מלאה של ההורים
- לסגור על אולם או גן אירועים. דבר ראשון עליהם לסגור על אולם או גן אירועים. הם יעשו את זה על פי התאריך רוצים לקבוע את האירוע, בהתאם לכמות האורחים המשוערת שאמורים להיות מוזמנים וכן בהתאם למקום בו מבקשים לערוך את האירוע על מנת שכולם יוכלו להגיע.
- רשימת מוזמנים. על ההורים להכין רשימת מוזמנים של בני משפחה וחברים, על מנת לקבוע מי אמור להגיע. כך יהיה ניתן לברר מה מתכוון לבוא.
- ספקים. יש לסגור כאמור עם ספקים שונים, בין אם קייטרינג, צילום, תקליטן, חברות הסעות במידה ויש כוונה להעניק שירות זה לאורחים, אטרקציות לאירועים ועוד.
- ספקים חיצוניים. מאחר ובת מצווה זה אירוע שנלווים אליו גם ספקים חיצוניים, על פי דרישה כלת השמחה, יש לסגור גם איתם. הכוונה לצלם עבור בוק בת מצווה, אולפן לצילום קליפ ועוד.
- הזמנות. יש להפיק הזמנות, לשלוח אותן ולאשר הגעה.
- בגדים, נעליים ותספורות. ההורים אחראים גם לקנות לעצמם בגדים ונעליים וכמובן לתאם תור אצל מעצבי שיער ומאפרים, יש לקבוע עבור הילדה וכן עבור אחים ואחיות קטנים.
- ברכות. ההורים בוודאי ירצו להפיק ברכה מיוחדת מטעם המשפחה, לעיתים זה יכלול גם סרטון שיוצג בפני האורחים. חשוב שהכל יהיה מוכן מספר ימים לפני האירוע.
- תיאומים עם הספקים. יש לסגור לגבי תפריט, צילומים לפני ובזמן האירוע, תיאומים לגבי צילום הבוק והפקתו.
- תיאומים אחרונים. יום לפני האירוע וכן ביום האירוע עצמו, יש לבצע את התיאומים האחרונים עם מנהל האירוע באולם על מנת לוודא שהכל מסודר וזורם בצורה טובה.
